Tietosuojaseloste
Tämä seloste kertoo, mitä henkilötietoja Ajopäiväkirja-palvelussa käsitellään ja miksi. Päivitetty 15.9.2026.
1. Rekisterinpitäjä
Kovan Oy
Y-tunnus 3500103-8
kimmo@fixmanager.fi
Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä yllä olevaan osoitteeseen.
2. Kaksi eri roolia
Palvelussa on kaksi erillistä henkilötietojen käsittelyn tilannetta, ja ne on syytä erottaa:
- Käyttäjätilien tiedoista rekisterinpitäjä on yllä mainittu taho. Kyse on tiedoista, jotka annat rekisteröityessäsi ja palvelua käyttäessäsi.
- Ajoihin kirjatuista asiakastiedoista rekisterinpitäjä on se yrittäjä, joka ne kirjasi. Palvelu toimii silloin henkilötietojen käsittelijänä hänen lukuunsa. Jos kirjaat asiakkaan nimen ajolle, vastaat itse siitä, että sinulla on peruste kyseisen tiedon käsittelyyn ja että kerrot siitä asiakkaallesi.
3. Mitä tietoja käsitellään
| Tili | Sähköpostiosoite, nimi, toiminimi ja Y-tunnus jos annat ne, salasanan tiiviste |
|---|---|
| Kirjautuminen | Istunnon IP-osoite ja selaintieto |
| Ajoneuvot | Rekisterinumero, merkki, malli, mittarilukemat |
| Ajot | Ajankohta, lähtö- ja päätepaikka, reitti, ajon tarkoitus, asiakkaan nimi, kuljettajan nimi, mittarilukemat |
| Kulut | Tankkaukset, huollot, varaosat ja renkaat: toimittaja, laskunumero, summat |
| Sosiaalinen kirjautuminen | Jos käytät sitä: palveluntarjoajan tunniste, sähköpostiosoite, nimi ja profiilikuvan osoite |
Ajopäiväkirja on verotuksen asiakirja, joten lähtö- ja päätepaikat sekä ajankohdat muodostavat yhdessä tiedon liikkumisestasi. Tämä on syy siihen, miksi ne on suojattu kohdan 7 mukaisesti.
4. Käyttötarkoitus ja oikeusperuste
- Palvelun tuottaminen eli ajopäiväkirjan pito, kulujen seuranta ja raporttien muodostaminen. Peruste: sopimus (tietosuoja-asetus 6 art. 1 b).
- Kirjautumisen turvallisuus ja väärinkäytösten estäminen. Peruste: oikeutettu etu (6 art. 1 f).
Tietoja ei käytetä markkinointiin eikä profilointiin, eikä palvelussa tehdä automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia. Lisävähennyksen laskenta on laskennallinen apuväline, ei päätös.
5. Mistä tiedot saadaan
Kaikki tiedot saadaan käyttäjältä itseltään. Ajoille kirjatut asiakkaiden nimet saadaan käyttäjältä, ei asiakkaalta itseltään.
6. Kenelle tietoja luovutetaan
Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin. Palvelun tuottamiseen käytetään seuraavia käsittelijöitä:
- Hetzner Online GmbH – palvelinkapasiteetti ja varmuuskopioiden säilytys (EU)
- Euronic Oy – lähtevä sähköposti, kuten salasanan palautusviestit (Suomi)
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Suojatoimet
- Yhteys selaimen ja palvelun välillä on salattu (TLS).
- Henkilötiedot on salattu tietokannassa: asiakkaiden nimet, paikat, reitit, ajon tarkoitus, muistiinpanot, käyttäjän tunnistetiedot ja istuntojen IP-osoitteet.
- Varmuuskopiot salataan erikseen ennen siirtoa säilytyspalveluun.
- Henkilötiedot suodatetaan palvelun lokitiedostoista.
- Pääsy tuotantoympäristöön on vain palvelun ylläpitäjällä.
8. Säilytysaika
Tiedot säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on olemassa. Voit poistaa tilisi milloin tahansa tilisivulta. Tiedot poistuvat käytöstä välittömästi, mutta ne säilyvät palautettavina 30 vuorokauden ajan, jotta vahingossa tehdyn poiston voi perua. Sen jälkeen ne poistetaan lopullisesti, ja varmuuskopioista ne katoavat enintään 30 vuorokaudessa. Jos haluat tiedot poistetuiksi heti ilman odotusaikaa, pyydä sitä yhteysosoitteesta.
Rekisterinpitäjällä ei ole verolainsäädäntöön perustuvaa velvollisuutta säilyttää tietojasi: säilytysvelvollisuus koskee sinua, ei palvelua. Muistiinpanot ja tositteet on säilytettävä kuusi vuotta verovuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, joten ota tarvitsemasi raportit talteen ennen tilin poistamista. Palvelu ei säilytä niitä puolestasi.
9. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä kopio
- oikaista virheelliset tiedot – voit muokata kirjauksiasi itse palvelussa
- saada tietosi poistetuiksi
- rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä
- saada tietosi siirrettävässä muodossa
Saat kaikki tietosi kerralla tilisivun Lataa kaikki tietosi -toiminnolla: ZIP-paketti, jossa jokainen tietolaji on omana CSV-tiedostonaan, kaikilta vuosilta ja kaikista ajoneuvoista. Muoto on koneellisesti luettava, joten tiedot voi siirtää toiseen järjestelmään. Yksittäiset raportit saat lisäksi PDF-, CSV- ja Excel-muodossa, ja voit poistaa tilisi itse tilisivulta. Muita pyyntöjä varten ota yhteyttä osoitteeseen kimmo@fixmanager.fi. Pyyntöihin vastataan kuukauden kuluessa.
Jos katsot, ettei tietojasi käsitellä lainmukaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle.
10. Evästeet
Palvelu käyttää vain kirjautumiseen tarvittavaa istuntoevästettä sekä muistaa valitsemasi kielen ja ajoneuvon. Nämä ovat palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä, joten niihin ei pyydetä erillistä suostumusta. Palvelussa ei ole kävijäseurantaa, analytiikkaa eikä mainoksia, eikä siihen ole upotettu kolmansien osapuolten seurantaskriptejä.
11. Muutokset tähän selosteeseen
Jos selostetta muutetaan olennaisesti, muutoksesta kerrotaan palvelussa. Selosteen päivityspäivä näkyy sivun alussa.